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假期。病假。个人的日子。假期。让你的老板可能懊恼的是，这是工作与生活平衡的必然结果:你会离开办公桌一段时间，而且这不仅仅是午休时间。对于数以百万计的上班族来说，有一件事是绝对必要的，那就是不在办公室的信息。
现在，制作完美的“不在办公室”信息既是一门科学，也是一门艺术。它必须专业而不失风度，简洁而不失信息量，直率而不失礼貌。芝加哥洛约拉大学商学院教授、经过认证的生活、领导力和职业教练简?斯卡德尔表示:“关键是要明确以下五件事。“你出去的时候;当你回来的时候;你是否在查看邮件;你是否能通过电话联系到你;你不在的时候和谁联系。”在那之后，她说:“剩下的就是造型了!”
考虑到这一点，以下是她推荐的适用于任何情况的格式:
谢谢你的邮件。我从11月15日周三到11月17日周五放假，不能发邮件。如果事情紧急，请通过[他们的电子邮件地址]联系[在你的指挥链上比你低的人，或者，如果你有的话，请联系你的低级助手的名字]。否则，我将在返回时回复所有消息。
正如你所看到的，你不需要说你为什么不在;这不关别人的事，只是你的事，而且，视情况而定，也是你老板的事。斯卡德尔还明确指出，是否有空打电话或发邮件是可选的，但“表明你是否会间歇性地查看”是可以的。您可能还注意到它是“所有消息”而不是“您的消息”。虽然个性化你的外出邮件可能很诱人，但使用“所有邮件”会给收件人一个微妙的提醒，嘿，你正在分析大量的电子邮件——可能需要一段时间才能回复。
最后，关于日期的说明。对于你信息中日期范围的含义有一些口头上的分歧:第二次约会是指你在那天回来还是这是你最后一天出去?在这一点上，斯卡德尔很坚定:这表明你将在最后一天离开。
还有一些需要记住的规则:如果你的假期跨越了周末，而你周一的第一件事就是回到工作岗位，那么就没有必要在你的“不在办公室”信息中列出之前的周日;大多数人周末不工作，所以提前周五就可以了。但是，如果你是在本周晚些时候回来，一定要把周末包括在你的时间空间里，就像这样:从11月15日星期三到11月21日星期二。
既然你已经掌握了写“不在办公室”信息的技巧，那就仔细阅读一下为什么你应该考虑把它一直开着——从一个永远不在办公室的人那里。
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